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Modèle gratuit de lettre de relance pour loyer impayé

Le loyer de ce mois n'est pas arrivé, et vous hésitez entre ne rien dire et envoyer un courrier musclé. C'est une situation fréquente, et la première relance est justement l'étape prévue pour la régler sans conflit. Voici quand l'envoyer, ce qu'elle doit contenir, comment l'expédier, et le modèle gratuit à recopier.

Quand envoyer la relance : trois jours après l'échéance

N'attendez pas la fin du mois. Un rappel envoyé trois ou quatre jours après la date d'échéance prévue au bail reste perçu comme normal, alors qu'un silence de trois semaines laisse penser que le retard est sans conséquence. L'article 7 a) de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que le locataire paie le loyer et les charges aux termes convenus : vous êtes fondé à réclamer dès le lendemain de l'échéance.

Commencez par vérifier votre relevé bancaire, puis passez un appel. La lettre vient ensuite, pour poser une date écrite. Si vous voulez voir toute la suite avant de vous lancer, notre guide du loyer impayé étape par étape déroule la chronologie complète.

Le bon ton : ferme sur le fond, ouvert sur la forme

Une bonne relance dit deux choses en même temps : la somme est due, et la porte reste ouverte. Vous rappelez le montant et la date, vous demandez un règlement sous huitaine, et vous invitez le locataire à vous appeler s'il rencontre une difficulté.

Évitez les menaces, les majuscules et les formules définitives. Un locataire qui se sent attaqué se ferme, alors qu'une bonne part des retards se règlent en une semaine avec un courrier posé. Restez sur des faits : des dates, des montants, une demande claire, une signature.

Ce que la lettre doit contenir

Une relance efficace tient sur une page. Elle doit permettre à n'importe qui — le locataire, son garant, et plus tard un juge — de comprendre en trente secondes ce qui est dû et ce qui est demandé. Chaque élément ci-dessous a son utilité : les coordonnées identifient les parties, le décompte fixe la dette, le délai transforme le courrier en point de départ.

Vos coordonnées complètes et celles du locataire
L'adresse exacte du logement loué et la date du bail
Le ou les mois impayés, avec le loyer et les charges détaillés
Le total dû à la date de la lettre
Un délai de règlement précis, par exemple huit jours
Le moyen de paiement attendu et vos coordonnées bancaires
Une phrase d'ouverture invitant le locataire à vous contacter
La date du jour et votre signature

Le modèle de lettre à recopier

Voici le modèle à recopier. Les mentions entre crochets sont à remplacer par vos informations : votre nom, celui du locataire, l'adresse du logement, les mois concernés et les montants.

Vous pouvez retirer une ligne qui ne correspond pas à votre location, mais ne supprimez ni le décompte des sommes, ni le délai de règlement, ni la date. Ce sont les trois éléments qui donnent sa valeur au courrier.

Modèle gratuit à copier

Modèle de lettre de relance amiable pour loyer impayé

Remplacez toutes les mentions entre crochets par vos informations. Cette lettre s'envoie en lettre simple ou se remet en main propre contre récépissé.

[VOS NOM ET PRÉNOM]
[VOTRE ADRESSE]
[CODE POSTAL] [VILLE]
[VOTRE TÉLÉPHONE] — [VOTRE ADRESSE EMAIL]

[NOM ET PRÉNOM DU LOCATAIRE]
[ADRESSE DU LOGEMENT LOUÉ]
[CODE POSTAL] [VILLE]

À [VOTRE VILLE], le [DATE DU JOUR]

Objet : loyer impayé — demande de règlement

Madame, Monsieur,

Vous occupez le logement situé [ADRESSE COMPLÈTE DU LOGEMENT LOUÉ] au titre du contrat de location signé le [DATE DE SIGNATURE DU BAIL].

À la date du [DATE DU JOUR], je constate que le loyer et les charges n'ont pas été réglés pour la ou les périodes suivantes :

  — [MOIS ET ANNÉE] : [MONTANT] €
  — [MOIS ET ANNÉE] : [MONTANT] €

soit une somme totale de [MONTANT TOTAL EN CHIFFRES] € ([MONTANT TOTAL EN LETTRES] euros).

Je vous rappelle que l'article 7 a) de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit que le locataire est obligé de payer le loyer et les charges récupérables aux termes convenus.

Il s'agit peut-être d'un oubli ou d'une difficulté passagère. Je vous remercie de bien vouloir régulariser cette somme dans un délai de [NOMBRE] jours à compter de la réception de ce courrier, par [MOYEN DE PAIEMENT : virement sur le compte habituel, chèque, etc.].

Si vous rencontrez une difficulté, contactez-moi au [VOTRE TÉLÉPHONE] ou à [VOTRE ADRESSE EMAIL] : nous pouvons convenir ensemble d'un échéancier. Vous pouvez également prendre conseil gratuitement auprès de l'ADIL de votre département, vous rapprocher des services sociaux de votre commune, et, si vous percevez une aide au logement, prévenir votre caisse d'allocations familiales ou la MSA.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.


[VOTRE SIGNATURE]
[VOS NOM ET PRÉNOM]

Comment l'envoyer et ce qu'il faut conserver

À ce stade, la lettre simple suffit et vous coûte un timbre. Vous pouvez aussi la remettre en main propre contre récépissé : vous imprimez deux exemplaires, le locataire en signe un en indiquant la date et la mention qu'il l'a bien reçu, et vous conservez celui-là. C'est une preuve simple et gratuite.

Gardez systématiquement une copie datée de ce que vous envoyez, ainsi que la trace de vos appels et de vos messages. Ouvrez un dossier, papier ou sur votre ordinateur, avec le bail, les relevés bancaires, les quittances et chaque courrier. C'est ce dossier qui fera la différence si la situation se prolonge, car chaque étape suivante s'appuie sur la précédente.

Le doublon par courriel est utile : il est daté, il se conserve tout seul et il arrive immédiatement. Il ne remplace pas la lettre, il l'accompagne.

Pourquoi ne pas commencer par un recommandé

Le recommandé avec accusé de réception a un effet immédiat : il signale au locataire que le dossier est devenu sérieux. Employé au troisième jour de retard pour ce qui n'est peut-être qu'un oubli, il durcit inutilement la relation et vous prive de votre marge de progression.

Gardez-le pour l'étape suivante, où la preuve de réception devient réellement utile. Vous conservez ainsi une gradation lisible : un rappel, puis une sommation formelle, puis la procédure. Le garant comme le juge lisent très bien cette progression, et elle joue en votre faveur.

Si la relance reste sans réponse

Comptez une dizaine de jours. Sans paiement ni proposition, passez à la mise en demeure pour loyer impayé, envoyée cette fois en recommandé avec accusé de réception. C'est le courrier qui somme officiellement le locataire de payer dans un délai donné.

Pensez aussi au garant, s'il y en a un : prévenu tôt, il fait souvent bouger les choses avant même de payer. Et si l'aide au logement vous est versée directement, gardez en tête que l'impayé se signale à la CAF ou à la MSA dans les deux mois suivant sa constitution, c'est-à-dire dès que la dette atteint l'équivalent de deux mois de loyer et de charges.

Les erreurs à éviter, et où se faire aider

La plupart des relances qui échouent tombent dans l'un des pièges ci-dessous. Ils coûtent soit du temps, soit la crédibilité de la démarche.

Attendre un mois complet avant de réagir
Annoncer une expulsion dès la première lettre : ce n'est ni exact ni utile à ce stade
Envoyer un courrier sans montant précis ni délai de règlement
Couper l'eau ou l'électricité, changer la serrure, entrer dans le logement : ces gestes sont interdits et se retournent contre le bailleur
Ne garder aucune copie de ce que l'on a envoyé
Se contenter d'un accord oral sans rien mettre par écrit

Zeloyer génère ce courrier pré-rempli et pilote toute la suite à votre place. Première étape offerte.

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Questions fréquentes

Puis-je envoyer la relance seulement par courriel ?

Un courriel est daté et se conserve, il vaut donc comme trace. L'idéal reste de l'accompagner d'une lettre papier, remise en main propre contre récépissé ou envoyée en courrier simple. Vous disposez alors de deux preuves au lieu d'une.

Faut-il prévenir le garant dès la première relance ?

Le garant n'a pas à être sollicité pour un retard de quelques jours, mais l'informer tôt est souvent utile. L'article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989 encadre son engagement. Beaucoup de bailleurs lui adressent une copie à partir de la mise en demeure.

Le locataire propose de payer en plusieurs fois, j'accepte ?

C'est en général une bonne nouvelle, à condition de tout écrire. Établissez un plan d'apurement daté et signé, qui prévoit le loyer courant plus un rattrapage mensuel réaliste. Si la situation vous dépasse, l'ADIL de votre département renseigne gratuitement les bailleurs.